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Job Details


HR & Office SpezialistIn

Location: 60310 Frankfurt am Main

Der/die HR & Office SpezialistIn arbeitet eng mit der HR & Office Managerin, den Managing Partnern des Frankfurter und Münchner Büros und anderen ManagerInnen und DirektorInnen des Unternehmens zusammen, um den Geschäftsbetrieb des Unternehmens zu verwalten und Unternehmensinitiativen auf lokaler Ebene durchzuführen. Der/die HR & Office SpezialistIn ist verantwortlich für die Koordination der administrativen Unterstützung und aller Geschäftsfunktionen im Zusammenhang mit Bürodienstleistungen, Informationstechnologie, Personalwesen, Buchhaltung und Gebäudemanagement des Frankfurter und Münchner Büros.

Ihre Aufgaben:

1. Hauptverantwortung für die Einstellung (in Zusammenarbeit mit dem Rekrutierungsteam in London/USA), Planung und Koordinierung von MitarbeiterInnen.

  • Unterstützung der HR & Office Managerin und der Senior Recruitment Managerin (Europa & Asien) bei allen Aspekten der Personalbeschaffung, einschließlich Dateneingabe, Planung von Vorstellungsgesprächen, Pflege von Bewerberdaten, Spesenerstattung, Entwurf von Arbeitsverträgen und Verfahren für Neueinstellungen;
  • Aufbau und Pflege enger Beziehungen zu den wichtigsten PersonalberaterInnen sowohl für die Einstellung von JuristInnen als auch nicht juristischen MitarbeiterInnen und Sicherstellung angemessener Honorarvereinbarungen;
  • Zusammenarbeit mit der HR & Office Managerin und der Senior Recruitment Managerin (Europa & Asien) zwecks der Verwaltung und Aufrechterhaltung von Rekrutierungsrichtlinien, -verfahren und -praktiken im Einklang mit den Zielen der Kanzlei;
  • Enge Zusammenarbeit mit den Partnern, um den Einstellungsbedarf in den deutschen Büros zu ermitteln und zu decken, sowie die Verwaltung der entsprechenden internen Genehmigungen.

2. Planung und Koordinierung des Sekretariats-, Empfangs- und Bürodienstpersonals sowie Zusammenstellung von Unterlagen und Informationen für die deutsche Gehaltsabrechnung.

3. Unterstützung bei der Koordinierung der Bürodienste, einschließlich der Zuweisung von Büros und Arbeitsplätzen, Konferenzen und Catering, Planung von Veranstaltungen und Meetings, Empfangsdienste, Kopier-/Postzentrum, Gebäudemanagement, Getränke- und Lebensmitteldienstleistungen und -lieferungen, interne Büroumzüge und Aktenverwaltung.  Planung und/oder Koordinierung von Veranstaltungen im Büro sowie der Teilnahme des Büros an unternehmensweiten Veranstaltungen.

4. Koordinierung mit der HR & Office Managerin und allen administrativen Abteilungen der Kanzlei, um die Umsetzung der unternehmensweiten Richtlinien und Verfahren zu unterstützen, und enge Zusammenarbeit mit den in den deutschen Büros ansässigen Abteilungen (z. B. IT, Marketing, Buchhaltung etc.).

  • Zusammenarbeit mit den IT-MitarbeiterInnen vor Ort, um sicherzustellen, dass neu eingestellte MitarbeiterInnen vollständig mit der erforderlichen Technologie ausgestattet sind, und Verwaltung der Abholung von IT-Geräten für ausscheidende MitarbeiterInnen.

5. Zusammenarbeit mit der HR Abteilung bei der Rekrutierung, Einarbeitung und dem Onboarding neuer MitarbeiterInnen in Frankfurt und München.

6. Zusammenarbeit mit der HR & Office Managerin bei:

  • der Verwaltung der Räumlichkeiten und Mietangelegenheiten;
  • der Beaufsichtigung des Einkaufs von Verbrauchsmaterial sowie des Kaufs, des Leasings, der Reparatur und der Wartung von Möbeln, Geräten und Einrichtungsgegenständen;
  • der Verwaltung der Programme für Bürosicherheit, Geschäftskontinuität und Notfälle;
  • der Bereitstellung verschiedener Arten von Ad-hoc-Informationen für die Standortleiter.

7. Zusammenarbeit mit der HR & Office Managerin bei der Budgetierung. Unterstützung bei der Führung des Girokontos, des Kreditkartenkontos und der Portokasse, einschließlich regelmäßiger Kontoabstimmungen.

8. Unterstützung bei der Einhaltung der Buchhaltungs-, Abrechnungs- und Zeiterfassungspraktiken der Kanzlei.

Wer Sie sind:

  • Außergewöhnlich gutes organisatorisches Talent und die Fähigkeit, auch unter Druck und Hektik ruhig zu bleiben, an mehreren Projekten gleichzeitig zu arbeiten und dabei Prioritäten zu setzen
  • Hervorragende zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten, professionelles Auftreten und die Fähigkeit, mit allen MitarbeiterInnen sowie mit Personen außerhalb der Kanzlei effektiv zu interagieren
  • Gute Kenntnisse von Microsoft Excel und Word sowie von HR-Datenbanken, vorzugsweise einschließlich kanzleitypischer Datenbanken wie WorkDay
  • Gutes Urteilsvermögen und kreative Problemlösefähigkeiten
  • Absolut verschwiegener Umgang mit streng vertraulichen und sensiblen Informationen
  • Vertrauenswürdiger und loyaler Teamplayer
  • Selbstständige und proaktive Arbeitsherangehensweise
  • Regelmäßige Reisen in das Münchner Büro
  • Bachelor-Abschluss mit mehr als 2 Jahren Erfahrung im Kanzleimanagement
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